A utilização de ficheiros Excel para a gestão de uma empresa é uma prática bastante comum e útil para muitas pequenas e médias empresas. No entanto, à medida que a equipa cresce e as operações se tornam mais complexas, surgem desafios, especialmente quando várias pessoas precisam de aceder simultaneamente à mesma informação. É aqui que começam a aparecer problemas. Embora seja possível proteger as folhas de Excel, essa proteção é limitada apenas a células, colunas ou linhas específicas, o que não permite um controlo eficaz sobre o que cada utilizador pode visualizar, editar ou eliminar. Isso pode levar a erros, duplicações de dados e, em casos mais graves, à perda de informação crucial.

Para superar estas limitações, qualquer que seja a complexidade dos seus processos, estes podem ser transformados em soluções mais robustas, como uma base de dados associada a um software de gestão. Com este tipo de software, a empresa ganha a capacidade de gerir utilizadores de forma precisa, definindo permissões detalhadas sobre quem pode aceder, editar ou eliminar informações. Isso não só melhora a segurança dos dados, como também aumenta a eficiência operacional.

Além disso, o software de gestão permite a criação de relatórios personalizados que oferecem uma visão clara e detalhada das operações, facilitando a tomada de decisões informadas. E, graças à integração com a internet, pode aceder e gerir a sua empresa de qualquer lugar do mundo, desde que tenha uma ligação à rede. Isso significa que, quer esteja no escritório, em casa ou em viagem, terá sempre o controlo total das suas operações na ponta dos dedos.